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BACK-OFFICE ET DOCUMENTS

Lecture et classement des documents

Quelqu'un passe ses journées à ouvrir, lire et recopier des documents.

Schéma du flux « Lecture et classement des documents », détaillé étape par étape ci-dessous

Comment ça marche

  1. IA

    1. Réception

    pièces jointes et scans

    Les pièces jointes, les scans et les photos sont récupérés là où ils arrivent : boîte e-mail, portail fournisseurs, dossier partagé.

  2. IA

    2. Lecture

    extraction des champs clés

    L’IA lit chaque document et en extrait les champs clés dont vous avez besoin.

  3. IA

    3. Contrôle

    cohérence et doublons

    Les données extraites sont vérifiées : cohérence entre les champs et détection des doublons, qui sont écartés automatiquement.

    Cas particulier

    Doublon détecté

    écarté automatiquement

  4. IA

    4. Classement

    dossier client, ERP ou GED

    Le document est rangé au bon endroit : dossier client, ERP ou GED.

  5. Vous

    5. Cas ambigus

    seulement les exceptions

    Seuls les documents que l’IA n’a pas su trancher vous sont soumis. Vous décidez.

  6. IA

    6. Archivage

    indexé et retrouvable

    Chaque pièce est indexée, pour être retrouvée par une simple recherche.

1. Réception

Les pièces jointes, les scans et les photos sont récupérés là où ils arrivent : boîte e-mail, portail fournisseurs, dossier partagé.

Sources : Boîte e-mail, Scans et photos, Portail fournisseurs, Dossier partagé

Outils connectés : Messagerie, ERP, GED, Comptabilité

Utilisé par : Fiduciaires

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Questions fréquentes

Faut-il changer nos outils ?

Non. Les documents sont pris là où ils arrivent déjà (boîte e-mail, scans et photos, portail fournisseurs, dossier partagé) et rangés dans votre ERP, votre GED ou votre comptabilité.

Que se passe-t-il si l’IA lit mal un document ?

Chaque document passe un contrôle de cohérence. Les cas ambigus ne sont pas classés d’office : ils vous sont présentés et vous tranchez. Seules ces exceptions arrivent sur votre bureau.

Comment sont traités les doublons ?

Un doublon détecté au contrôle est écarté automatiquement, avant le classement. Chaque pièce archivée est indexée et reste retrouvable.

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