Ce qu’est un workflow
Le mot anglais workflow désigne un flux de travail : la suite d’étapes, de personnes et d’outils qu’une tâche traverse. Dans une fiduciaire, la facturation trimestrielle est un workflow : extraction des heures, préparation de la facture, numérotation, contrôle, envoi, comptabilisation. Chaque étape a un responsable, un outil et une condition pour passer à la suivante.
Décrire avant d’automatiser
Automatiser un workflow mal compris ne fait qu’accélérer la confusion. La première étape consiste donc à le dérouler tel qu’il se pratique vraiment :
- Quelles sont les étapes, dans quel ordre ?
- Quels outils sont utilisés à chaque étape : messagerie, tableur, logiciel comptable, papier ?
- Où sont les ressaisies, les attentes et les oublis ?
- Quelles décisions demandent vraiment un jugement humain ?
On découvre souvent que deux collaborateurs font la même tâche de deux façons différentes, et que l’un a déjà trouvé un raccourci.
Où placer l’IA dans un workflow
- Sur les étapes de lecture et de préparation : extraire les données d’un document, rédiger un brouillon, classer.
- Sur les passages d’un outil à l’autre, grâce aux API et aux webhooks.
- Pas sur les décisions : la validation reste humaine, selon le principe du human in the loop.
Workflow fixe ou agent
Quand les étapes sont toujours les mêmes, un workflow automatisé à étapes fixes est le plus fiable. Quand chaque demande est différente, un agent IA qui choisit ses étapes peut être plus adapté. Dans les deux cas, on avance un workflow à la fois, en mesurant le gain avant de passer au suivant. C’est la démarche décrite sur notre page automatisation IA.